高效会议的重要性

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生命是以时间为单位的，浪费别人的时间等于谋财害命；浪费自己的时间，等于慢性自杀。 - 鲁迅

  • 平常在工作中，有些同事在没有提前发会议主题和相关资料前，突然就拉一群人一起开会，方便了自己，却浪费了别人的时间。
  • 比如一些不专业的产品为了节省自己的时间，也不做充分的会前准备，拉一堆开发给自己做需求完善员，对别人的时间极其不尊重。

高效会议

  1. 能线下小部分人沟通清楚的，不必拉齐人一起开会
  2. 会前发相关资料，让潜在参与者提前了解
  3. 看完资料，可以发相关疑问，有些内容可以提前单独沟通
  4. 真正开会前发会议主题和目标
  5. 会有要有会议纪要，结论，执行人等

Reference

最近和几个大佬朋友聊天，大家不约而同的在吐槽公司开会效率低下的问题。



一提到开会，想必大家都会浮现各种场景，甚至有人可能要开始骂娘了吧？不断延长的会议时间，沉默的参会成员，语无伦次的会议组织者，不断跑偏的主题，一不小心一天就全在开会了。



what? 不仅一天全开会了，还没有任何有用的结论？



作为一个开会无数的互联网老鸟，针对高效开会，我有以下六点建议：



1.能不开会就不要开会



很多会其实根本没有开的必要，不少人平时不沟通，沟通全靠会议！



一旦开会出现几个人相互扯皮，你一句我一句的情况，基本可以断定这几个人平时就不怎么沟通，或者沟通有问题。



更为可怕的是，有些管理者，不开会就不知道自己要做什么！曾经我招过一个产品leader，热衷于组织各种会议，基本可以在会议室呆着不用出来的那种，但关键事情的推进都没落地。



具体注意点如下：

会议组织者还没完全想清楚之前，坚决不要开会

能定点沟通清楚的问题，坚决不要开会

能召集3，4个人花5分钟说清楚的事情，坚决不要开会



2.开小会，越小越好



会议人数尽量控制在7个人以内，人越多会议效率越低。有时候喊很多人开会，无非是出于显示你的权威或者逃避责任，潜台词是：反正大家都参加会议了，出了问题一起扛。



不知道大家注意过一个现象没有，不少微信群人少的时候，大家都很活跃，如果进来一些不说话的「潜水者」，大家也就慢慢都不说话了。



开会也是一个道理！如果有不太相关的人进来，他肯定会不怎么参与讨论，而其他人的思维活跃度都会受影响。



那么有人会问：如果会议就是需要很多人参与怎么办？可以将一个大的会议拆解成几个议题，分议题开小会。然后再把小会的决策者喊一起开会。



乔布斯就特别重视控制会议人数，在「疯狂的简洁」一书中记载了乔布斯一个小故事：「在一次和广告公司的例行会议上，乔布斯突然发现了一位名叫Lorrie的陌生的参会者，乔布斯指着Lorrie问到：“请问您是哪位？”，Lorrie解释自己需要听这个会议，但最后乔布斯还是礼貌的请Lorrie小姐离开了：“我不觉得你有必要参加这个会议，Lorrie小姐，谢谢。”」



我猜，Lorrie小姐估计也是暗爽的吧，毕竟她估计也是莫名其妙被拉到这个会议。



3.开会前做好充分准备



会议组织者需要把会议主题、会议背景、提前同步给所有参会人员，甚至需要提前进行答疑及相关沟通工作。



比如产品的技术评审会，不少产品经理可能没有提前发出原型做沟通。结果在会议上大家需要先理解原型，而不是上来直奔主题。



充分的准备工作，会让会议更加高效，大家坐下来开会的时候已经清楚所有信息，开门见山展开思辨，而不是一屋子人毫无准备甚至满头雾水。



4.能站着开，就别坐着开



比尔盖茨说过一句话，“当你能站着开会，就不要坐下来”。



会议室的椅子也不能用太舒服的那种，为什么？当人们坐在一个舒适且舒服的椅子上，大脑更多的时候是在放空状态，注意力无法被集中。



坐在那里舒舒服服的探讨，效率远低于站着快速解决。当站着开会，不再有人坐在办公椅上犯困想打瞌睡，不再有人玩手机看电脑。时间大大的减少，不再沉默寡言，而是速战速决。



每日的项目进度之类，特别适合10-20分钟的站会形式。站着开会，大家都不想浪费时间，自然就更能保证高节奏，高效率。



5.盯紧走神的人



开会的过程中，一般会不断有人走神。这点很考验会议组织者，如果发现有人走神，需要盯着他，看他眼睛。如果还不行，就需要提醒下拉回他的注意力。



开会应该是个激烈思辨的过程，走神是要被杜绝的。如果团队中发现开会经常走神的人，那要小心了。他要么是对业务不太了解，说不上话，要么是心灰意冷已经不想说话。「要引起重视了」



6.会后，有结论、有责任



开会过程要对关键结论做会议纪要，在会议结束后，尽早发出会议记录。会议记录可能会有遗漏和错误的地方，尽早将会议记录发给所有相关人，可以让其它参会者检查，提出问题或作出补充。



会议结束后，将任务指派给每一位责任人。这也往往是会议组织者的工作，不仅仅做出决定，更要负责落实决定的执行。如果这一步做不到位，那基本可以说这个会白开了。



最后总结几句：



开会是个大学问，千万不要小看提升的那点效率。10个人开会，浪费2小时，就相当于浪费了一个人一天的生命和一个人的工资。



工作的目标是为了创造价值，而不是摧毁价值。低效会议无疑是摧毁价值的重要帮凶！！！



浪费时间等于谋财害命，高效开会是每个会议组织者必须学会的技能。